مديريت زمان به اقتضاي زمان

[ganjineh]

محمدعلي جليل پور
تاكنون مطالب بسياري درباره مديريت زمان، اهميت وروشهاي آن منتشر شده است. ولي همان‌گونه كه زمان در ذات خود حركت و تغييررا پنهان مي‌دارد، روشهاي مديريت بر آن نيز به اقتضاي گذشت زمان تغييرمي‌كنند.در ادامه ۷۱ اصل در مديريت زمان را از نظر مي‌گذرانيم:
۱/ كارهايتان را يادداشت كنيد.
۲/ فهرست كارها را اولويت بندي كنيد
.۳براي هفته خود برنامه ريزي كنيد.
.۴ياد بگيريد كه نه بگوييد.
.۵از اينكه كارهاي زيادي انجام دهيد، پرهيز كنيد.
.۶كارهايتان را دسته بندي كنيد.
۷/متناسب با انرژي خود برنامه ريزي داشته باشيد.
.۸الگو داشته باشيد.
.۹محيط كار خود را ساماندهي كنيد.
.۱۰به اندازه كافي بخوابيد و تفريح داشته باشيد.
بعد از بيان اين ده اصل به بيان اصول مي‌پردازيم كه به نسبت نوتر هستند و شما را در صرفه جويي در زمان ياري مي‌كنند.
۱/ درباره مسائلي كه باعث مي‌شوند تا شما برنامه و فعاليتهاي زمانبندي شده خود را رها سازيدفكر كنيم.
يك ايده بسيار خوب اين است كه شما به طور مرتب چگونگي سپري كردنزمانهايتان را ارزيابي كنيد. در برخي موارد بهترين كار اين است كه كاري راكه چندان فايده‌اي براي شما ندارد متوقف كرده و به كارهايي كه ارزش بيشتريدارند، بپردازيد (توجه كنيد كه چه چيزي را رها مي‌كنيد تا فعاليت‌هاي فعليخود را نگه داريد و انجام دهيد):
۲/ از روش بهره‌وري شخصي استفاده كنيد
به كارگيري روش بهره‌وري شخصي مي‌تواند شما را در پيگيري كارهايي كه لازماست، انجام دهيد؛ سازمان‌دهي و اولويت‌بندي كارها و نيز توسعه برنامه‌ايمناسب كه بتوانيد آن را تكميل كنيد، ياري كند.
۳/ عادتهاي بد را شناسايي كنيد.
عادتهاي بدي را كه باعث تلف شدن زمان، خراب شدن هدف‌ها و متوقف شدنموفقيتها مي‌شود، شناسايي كنيد. بعد تك‌تك بروي آنها كار كرده، به طورسيستماتيك آنها را از زندگي خود حذف كنيد. به ياد داشته باشيد كهراحت‌ترين راه براي حذف عادتهاي بد جايگزين كردن با عادتهاي خوب است.
۴/ به انجام دادن كارها در نهايت كمال، پاي‌بند نباشيد.
برخي از كارها، نيازمند بهترين و بالاترين تلاش نيست. فرستادن پستالكترونيكي به همكاران، نبايد بيش از چند دقيقه زمان بگيرد. ياد بگيريد كهميان كارهايي كه لازم است در حد عالي انجام شوند و كارهايي كه فقط بايدانجام شوند، تفاوت بگذاريد.
۵/ از انجام كارهايي كه فقط وقت را پر مي‌كنند، بپرهيزيد.
وقتي كه شما فهرستي از فعاليت‌هاي مهم براي انجام دادن داريد، مراقب باشيدكه با انجام فعاليت‌هايي كه پركننده وقت هستند، از فعاليت‌هايتان بازنمانيد. كارهايي همانند سازمان دهي قفسه كتاب و يا بايگاني كاغذها رامي‌توان تا زماني كه فعاليت‌هاي اولويت‌دار انجام نشده‌اند عقب انداخت.
۶/ در تله كارايي نيفتيد
كارايي، لزوماً به معناي بهره‌ور بودن نيست. از اينكه فعاليتهايي باكارايي بالا انجام دهيد، در صورتي كه اصلاً نبايد آنها را انجام دهيد،بپرهيزيد. فقط براي اينكه شما مشغول باشيد و كاري را انجام دهيد به اينمعنا نيست كه واقعا كار معني دار و پراهميتي را انجام مي‌دهيد.
۷/ از طفره رفتن و تعويق كارها براي افزايش بهره وري، بهره بگيريد.
طفره رفتن الزاماً‌ چيز بدي نيست در اين راستا كه شما آن را براي تأخيرانداختن كارهايي كه اولويت پاييني دارند يا اصلاً نبايد انجام شوند بكارببريد. يعني: آن‌قدر منتظر شويد تا كار به اندازه‌اي مهم شودكه شايستگياختصاص وقت را پيدا كند.
۸/ از قانون ۸۰/۲۰ استفاده كنيد.
اين قانون مي‌گويد كه ۲۰ درصد فعاليت‌هاي شما ۸۰ درصد ارزش را ايجادمي‌كند. برخي از فعاليتها، مقدار بسيار بيشتري از بازگشت زمان و انرژي كهشما براي آن كار مصرف مي‌كنيد، دارد. بنابراين با اولويت‌بندي، وقت خود راروي فعاليتهايي با بازدهي بالا متمركز كنيد.
۹/ از چرخه انرژي خود بهره ببريد.
همه ما، زمانهايي را در روز احساس بهره ور بودن و زمانهايي را نيز احساسگرانجاني و تنبلي مي‌كنيم. از اين وضعيت كم و زياد شدن انرژي بايد استفادهمناسب كرد. يعني امور چالشي و پيچيده را در مواقعي كه انرژي بالايي داريمو امور با اولويت پايين، عادي وغير چالشي را، در ساير زمانها انجام دهيم.
۰۱/ از افكار واهي و پوچ بپرهيزيد.
افكار پوچ مي‌تواند برنامه‌هاي خوب پايه‌گذاري شده را از بين ببرد.مي‌توان با يادگيري اينكه چگونه از پروژه هاي خود انتظار واقع بينانه‌ايداشته باشيم از اين موضوع پرهيز كنيم. ضمناً‌ مطمئن شويد كه دربرنامه‌هايتان مسائل و خطاهاي غيرقابل انتظار را در نظر گرفته‌ايد.
۱۱/ از نامه‌هاي الكترونيكي مكانيزه استفاده نكنيد.
برخي از نرم‌افزارهاي نامه الكترونيكي‌، شمارشگر زمان دارند، به گونه‌ايكه نامه‌هاي شما را در زمان‌هاي معيني چك مي‌كنند و اعلام رسيدن نامه‌هايجديد را اعلام مي‌كنند؛ از اين برنامه‌ها استفاده نكنيد. بررسي نامه‌هايالكترونيكي به محض اينكه براي شما ارسال مي‌ شوند موجب حواس پرتي شمامي‌شود و زمان را تلف مي‌كند. بسته به نيازتان ۳ تا ۵ بار در روز، درزمان‌هاي تعريف شده‌اي، نامه ها را چك كنيد.
۱۲/ زمان خود را متوازن كنيد.
وقتي شما دسته هاي متفاوتي از فعاليت داريد، با تخصيص هر دسته فعاليت بههر هفته، توازن بهتري براي زمان خود برقرار مي‌كنيد. براي مثال: يك هفتهروي مسائل مالي و مسائل داخل خانه و هفته بعد به آرامش و تفريح خود زماناختصاص دهيد.
۱۳/ بايگاني با دسترسي آسان را تجربه كنيد.
تلاش براي يافتن پرونده‌هايي كه اغلب مورد استفاده قرار مي‌گيرند، دربايگاني پيچيده مي‌تواند خسته كننده و زمانگير باشد. به جاي بايگانيپراكنده،‌ بايگاني سازمان يافته و با دسترسي سريع داشته باشيد. فايلكشودار در ميز كار، محل مناسبي براي مواردي است كه اغلب مورد استفاده قرارمي‌گيرند.
۱۴/ تندخواني را ياد بگيريد.
تندخواني مهارت با ارزشي است، به ويژه اگر زمان زيادي از روز را برايخواندن مستندات صرف كنيد. براي يادگيري تندخواني مي‌توانيد كلاس برويد،برنامه آن را تماشا كنيد و يا كتاب هاي مرتبط را بخوانيد.
۱۵/ از كارهايتان كپي پشتيبان تهيه كنيد.
چند وقت يكبار از كارها كپي پشتيبان تهيه مي‌كنيد؟ شما نمي‌دانيد كه چهموقع مشكل كامپيوتري خواهيد داشت، بنابراين تهيه كپي پشتيبان به صورتدوره‌اي، از استرس هاي بعدي جلوگيري خواهد كرد.
۱۶/ براي مديريت زمان، مانند كودكان، گام به گام عمل كنيد.
يادگيري مديريت زمان هنر است. براي تغيير پايدار، در هر زمان تغييركوچكيبدهيد. به ياد داشته باشيد كه براي شكل گيري عادت جديد دست كم به چند هفتهوقت نياز داريد.
۱۷/ فعال باشيد.
بدن فعال، شما را به سوي ذهن شاداب و هشيار هدايت مي‌كند. داشتن يك ورزشثابت و مداوم كمك مي‌كند تا بدن شما شكل مناسب خود را حفظ كند و تواناييذهني شما نيز افزايش يابد. اگر شما براي اينكار وقت زيادي نداريد، روزانه۱۰ دقيقه ورزش كنيد.




منبع: [External Link Removed for Guests]